Phần mềm thư viện SLiMS Fork

Đây là một phần mềm được mông má lại từ phần mềm SLiMS của Indonesia. Nếu là người lạc quan, bạn có thể hiểu rằng chúng tôi đã nỗ lực chỉnh chọc vào đó để phù hợp với điều kiện Việt Nam. Nếu bạn là người bi quan, bạn có thể xem SLiMS Fork là một sự “cải lùi” của SLiMS 9 Bulian của Indonesia.

SLiMS Fork chạy hoàn toàn trên nền Web

Điểm qua chút xíu về phần mềm này liên quan chút xíu đến kỹ thuật, đến CNTT nhưng cũng dễ hiểu cho bạn là người ngoại đạo. Nó như sau:

• Được viết bằng ngôn ngữ PHP, một ngôn ngữ lập trình Web rất thông dụng nhưng cũng bị cười nhạo nhiều nhất. Hết năm này đến năm khác, người ta dự báo đó sẽ là năm ngày tàn của PHP, nhưng hơn 20 năm trôi qua rồi ngôn ngữ này vẫn phục vụ tốt cho hàng triệu, nếu không muốn nói là hàng tỉ trang web trên thế giới này.
• SLiMS Fork được chúng tôi (những người trong Nhóm KACBT) lấy mã nguồn từ phần mềm SLiMS 9 Bulian của Indonesia về để bỏ bớt một số chức năng chưa cần thiết ở Việt Nam, và cũng thêm một số chức năng mà SLiMS 9 Bulian chưa có: bạn đọc tự đăng ký trực tuyến, tự lấy lại mật khẩu khi quên, tích hợp việc quản trị thư viện truyền thống và tài liệu số 2 trong 1 để thuận tiện hơn với các thư viện quy mô nhỏ và vừa (dưới 50 ngàn đầu sách) ở Việt Nam.
• Áp dụng những tiêu chuẩn hiện đại của thế giới web ngày nay nhưng: Single Page, Web API, HTTPS/ HTTP2… để giúp trải nghiệm người dùng mượt mà như phần mềm desktop.
• Người dùng với tư cách thủ thư không cần phải cài cắm gì vào máy tính nếu đang sử dụng Windows 10 hoặc Windows 11 hoặc máy tính Apple, máy tính IBM tương thích sử dụng một Distro Linux thông dụng.
• Người dùng với tư cách bạn đọc truy cập dễ dàng vì giao diện tùy biến nên hỗ trợ truy cập tốt trên điện thoại, máy tính bảng.

SLiMS Fork đáp ứng yêu cầu của trường học, hỗ trợ thầy cô giáo

Như đã giới thiệu trước rằng SLiMS Fork có khả năng quản lý sách giấy và tài liệu số 2 trong 1. Đoạn này chúng tôi giới thiệu sâu hơn để bạn rõ.

Tài liệu số có thể ở nhiều dạng như file PDF, Word, Excel, file âm thanh, file video,… và nếu cần, để thuận tiện hơn cho giáo viên, một file nén dạng Zip, Rar có thể được upload lên để có thể “tải về một cục” mà không bị phân tán, vụn vặt khó sử dụng do thiếu file.

Như vậy, SLiMS Fork kiêm luôn chức năng quản lý giáo án điện tử, bài giảng điện tử của giáo viên. Khi thư viện quản lý cái này, nhà trương có thể hướng dẫn giáo viên gửi cho thủ thư qua email để quản lý tập trung, dễ báo cáo hàng học kỳ, năm học.

Các ưu điểm mà SLiMS Fork tự hào so với các phần mềm khác

1. Mô hình thuê bao hiện đại: bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng. Hay nói đúng hơn, xài bao nhiêu trả bấy nhiêu mà không cần phải bỏ ra một cục tiền tốn kém để rồi trùm mền để đó hoặc sử dụng thấy không ổn nhưng cũng không thể bỏ được để dùng phần mềm khác.
2. Giá cả: vô cùng hợp lý. Chúng tôi ước tính nếu trường học có dưới 500 học sinh, đội ngũ giáo viên dưới 100 người thì thuê bao phần mềm chỉ tương đương một tháng lương của giáo viên tốt nghiệp đại học đi dạy được 3 năm.
3. Kết xuất báo cáo: chúng tôi làm sẵn một số báo cáo và luôn cập nhật thêm mẫu báo cáo mới dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng. Nếu bạn không tìm thấy mẫu báo cáo, chi cần gửi yêu cầu, ngày hôm sau mẫu báo cáo sẽ xuất hiện để bạn sử dụng ngay mà không phải chịu rào cản rất quan liêu khi sử dụng các phần mềm thư viện đặt mua hàng trăm triệu đồng.
4. Mượn thêm tài nguyên: trong trường hợp bạn cần đáp ứng một yêu cầu lớn sức mà bạn lo lắng gói thuê bao thông thường bạn đang thuê không thể tải nổi, chúng tôi sẽ cho mượn tài nguyên để chịu tải để bạn có thể tự tin rằng không bị “bể show” khi nhà trường đang thuyết trình về thư viện.

Bạn là thủ thư? Hưởng lợi rất nhiều từ SLiMS Fork

Chúng tôi là sẵn một số form mẫu nhập lệu trên Excel để bạn có thể sử dụng ngay trước khi thuê phần mềm SLiMS Fork.

Hỗ trợ thêm về nghiệp vụ trong quá trình sử dụng: bạn có thể chat với chúng tôi để được hướng dẫn onsite ngay khi biên mục hoặc sử dụng cá mô-đun như quản lý bạn đọc, lưu thông, hoặc kết xuất báo cáo. Những thứ lâu ngày, thảng hoặc mới sử dụng, bạn chưa thể thành thạo/ khó mà thành thạo như công tác kiểm kê, chúng tôi sẽ hỗ trợ đến… tận chân răng.

Chúng ta nói chuyện cùng ngôn ngữ: vì nhóm chúng tôi có người từng làm thủ thư nên bạn không gặp khó khăn để trao đổi vì chúng ta cùng chung ngôn ngữ.

Những phân hệ nào SLiMS Fork trang bị?

Thực ra, với vai trò là người làm nghiệp vụ thư viện, người ta sẽ không thích dạng liệt kê một loạt tính năng để làm gì. Việc này giống với việc bạn có cái xe, mục đích chính là nó đưa bạn đến nơi cần đến, khi dùng nó cảm thấy dễ dàng, thoải mái là được, những tính năng kiểu như đèn tự sáng khi trời tối mà không cần bật, cần gat nước 3D,… có lẽ là phù phiếm, chơi là chính chứ gọi là “xe làm ăn” không cần phải trang bị. Phần mềm thư viện cũng giống vậy.

Phân hệ biên mục

Đây có thể nói là phân hệ trung tâm của mọi phần mềm quản trị thư viện tích hợp. Nếu không có biểu ghi biên mục, sản phẩm được tạo ra từ phân hệ này, vốn tài liệu của thư viện sẽ nằm ngoài phần mềm, và như vậy thì không khác gì một công ty không có sổ sách kế toán. Vì thế, phân hệ này quan trọng, mọi phần mềm thư viện tích hợp đều có.

Điểm đặt biệt của SLiMS Fork, được chúng tôi cải tiến thêm từ mã nguồn gốc đó là khi đính kèm file, lúc này file nếu là dạng sách điện tử ebook, thư viện có thể cho mượn sách này giống như mượn sách giấy vậy. Điểm khác biệt đó là bạn đọc trả sách điện tử mà không cần thao tác của thủ thư, sách hết hạn thì được tự động triệu hồi.

Ngoài ra, phân hệ còn hỗ trợ vài phương thức khác nhau để việc nhập dữ liệu có sẵn vào phần mềm SLiMS Fork dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức nhập liệu.

Tương tự như nhập liệu đầu vào, phân hệ cũng hỗ trợ việc xuất dữ liệu ra theo vài định dạng khác nhau để tiện sử dụng trong in ấn, làm dữ liệu đầu vào cho phần mềm khác hoặc chuyển sang phân hệ báo cáo để xuất ra dạng có ý nghĩa thống kê, giải trình.

Phân hệ OPAC (mục lục đọc bằng máy)

Nếu như phân hệ biên mục là công cụ để tạo ra một kho danh sách liệt kê những tài liệu của thư viện thì phân hệ OPAC chính là chìa khóa để mở cánh cửa này, bạn đặt chìa khóa ngay cửa để bạn đọc mở khóa vào kho tàng thông tin của bạn.

Ngay trên trang OPAC bạn đọc còn có thể bình luận về cuốn sách để giao lưu cùng với bạn đọc khác. Ngoài ra, bạn đọc cũng có thể đề xuất thư viện bổ sung thêm tài liệu thông qua việc điền form, chat với thủ thư.

Phân hệ lưu thông (cai quản việc mượn – trả tài liệu)

Phân hệ biên mục quan hệ với phân hệ lưu thông trong vai trò nó là nhà bếp chế biến món ăn, còn phân hệ lưu thông là những người trực tiếp phục vụ thực khách.

Ngoài việc cho mượn tài liệu dạng giấy hoặc được chứa trên vật mang tin như CD/DVD, vi phim, vi phiếu thì chúng tôi cải tiến để phân hệ lưu thông của SLiMS Fork cho phép bạn đọc có thể “mượn” các file ebook dạng PDF, Word hoặc các định dạng multi-media.

Chúng tôi cũng đã phát triển một số tính năng rất thú vị, đợi đến khi có thư viện muốn có sự đổi mới phương thức phục vụ sẽ sẵn sàng lắp thêm vào cho hoạt động ngay. Ví dụ như bạn đọc ở xa muốn mượn sách được ship tận nhà như mua hàng trên sàn thương mại điện tử, thư viện có thể làm việc này dễ dàng khi được tích hợp chức năng thanh toán chi phí giao tài liệu qua đường bưu điện hoặc công ty vận chuyển, nhận thanh toán qua ví điện tử hoặc chuyển khoản, thanh toán ngay luôn trên trang thư viện.

Phân hệ bạn đọc

Đây là phân hệ giúp bạn từ bỏ hoàn toàn việc ghi sổ rồi sưu tầm hình ảnh thẻ của bạn đọc, sau đó xếp thành hàng trông tốn diện tích và mang màu sắc cổ xưa, thiếu cơ động đối với một thư viện hiện đại.

Nếu thư viện nơi bạn vẫn còn bị vướng mắc bởi thủ tục giấy tờ buộc phải có sổ sách, đơn giản, phân hệ có chức năng để bạn in ra và đóng thành sổ để sẵn sàng cho việc kiểm tra, báo cáo.

SLiMS Fork cho phép người truy cập đăng ký bạn đọc ngay trực tuyến và có thể đăng nhập sử dụng thưu viện ngay mà không đợi chờ đến ngày nhận thẻ. Việc tới thư viện nhận thẻ chỉ là thủ tục, có thể bạn đọc lúc nào rảnh tới thư viện cũng không thành vấn đề.

Phân hệ từ điển

Bạn sẽ cảm thấy lạ tai khi lần đầu nghe phân hệ này? Nó là cái gì vậy? Với phần mềm khác nó có thể nằm phân tán ở các phân hệ khác. Nhưng dễ hiểu nếu bạn là dân thư viện chính hiệu: đó chính là “dữ liệu có kiểm soát tính nhất quán“.

Nếu bạn là một thư viện làm việc bài bản, khoa học, những ngày đầu tiên khi bắt đầu nhập liệu bạn sẽ phải nạp thông tin vào phân hệ này để ngăn ngừa trường hợp tùy ý thêm vào trong quá trình biên mục dẫn đến phá vỡ tính nhất quán, tạo ra dự liệu rác làm cho về lâu dài thông tin thư viện trở nên một mớ hỗn độn, kém giá trị.

Phân hệ kiểm kê

Phải nói rằng phân hệ này trông có vẻ gì đó đơn giản, nghèo nàn chức năng nhưng nó lại là phân hệ khiến các thủ thư bối rối nhiều nhất bởi một số lý do sau:

• Kha khá thư viện hầu như không có chế độ kiểm kê định kỳ theo năm nên nhiều năm mới kiểm kê một lần. Những người làm kiểm kê hầu như không hiểu được mục đích của kiểm kê.
• Tuy hiểu được mục đích của kiểm kê nhưng số liệu có được nói lên điều gì, ngay cả lãnh đạo thư viện kinh nghiệm nhiều năm, thuộc loại trí thức Tây học đức cao vọng trọng nhiều lúc cũng bó tay.
• Số liệu kiểm kê có chính xác hay không không ai rõ, hoặc tạo ra mâu thuẫn giữa thư viện với bê quản lý tài sản của cùng đơn vị chủ quản.

Chính vì tính chất của kiểm kê là liên quan đến tài sản nên nó có ý nghĩa về kinh tế, về hiệu quả, về các vấn đề bảo vệ, khai thác tài sản hiệu quả ra sao nên nhìn chung kiểm kê là quan trọng nhưng ít người hiểu được thực sự nó là gì khi chỉ là những người thừa hành.

Do vậy, mỗi khi các đơn vị sử dụng SLiMS Fork tổ chức kiểm kê, chúng tôi sẽ hỗ trợ tận tình vì từng có kinh nghiệm thực hiện kiểm kê ở vài thư viiện lớn, phức tạp. Vì chúng tôi là những thủ thư từng trải qua nhiều việc khác nhau ở thư viện, từng phải chứng minh, giải trình. Thậm chí, có thành viên nhóm từng phải tham gia một số khóa học để nắm vấn đề, giúp cho thư viện đưa ra những báo cáo tâm phục khẩu phục.

Phân hệ hệ thống

Cái này nói quan trọng cũng được, mà không quan trọng cũng không sai. Chỉ là đến lúc “đụng chuyện” vào mới thấy như máy tính của bạn mà hỏng Windows không khởi động được vậy đó.